Para um melhor controle das informações, o produto permite a criação de múltiplas unidades de informações e documentos que podem ser utilizadas para diferentes empresas de um grupo, diferentes localidades ou até diferentes áreas ou negócios de uma empresa.
Cada unidade possui seus usuários, grupos, tipos de documentos (classificação), níveis de guarda, fluxos e sua própria lixeira.
Para que se tenha eficiência na busca de informações e documentos, estes precisam estar devidamente classificados. Para isso, o dmdocs! fornece um módulo de cadastramento e manutenção dos tipos de informações. Este módulo permite a criação hierárquica dos níveis de classificação, permitindo a criação dos atributos (índices), modelos de documentos e a definição dos prazos de armazenamento.
Com isso, nenhum documento é inserido no sistema sem que seja informado o que está sendo publicado e suas características básicas.
Além da classificação, é necessário a indicação de um local de guarda (físico ou virtual) para essas informações e documentos. Atendendo a este requisito, o dmdocs! permite que os administradores das unidades criem uma estrutura de níveis de guarda (similares a pastas), onde usuários e grupos nos perfis suportados (leitor, colaborador e gestor) possam ser atribuídos, controlando assim o acesso e o que cada usuário faz nesses locais de guarda.
O método de publicação de informações e documentos é simples e traz produtividade ao dia-a-dia do operador. Para isso, basta selecionar o local onde o documento será publicado e qual é o tipo de material que está sendo trabalhado, indicando quais arquivos fazem parte desta publicação.
Definido o tipo do documento que está sendo publicado, o sistema solicitará os atributos (indexadores) para que posteriormente este documento possa ser localizado de maneira eficiente.
Além disso, as permissões que já estão previamente definidas no nível de guarda podem ser incrementadas para estender o acesso de leitura ou escrito no documento em questão.
A criação e revisão de documentos podem ser parametrizados, bem como aplicação de processos de negócios, através do desenho e implantação de fluxos de trabalho (workflows).
A ferramenta de workflow do dmdocs! permite o encadeamento de tarefas para pessoas ou grupos, definição de ações, roteamentos condicionais e notificações personalizadas, além da conversão de documentos, assinatura eletrônica e compartilhamento do documentos.
O poderoso mecanismo de busca do dmdocs! encontra as informações em todas as partes dos registros, desde o título de um documento até o seu conteúdo, passando pelos atributos (indexadores).
Essa busca sempre respeita o acesso definidos nos registros de informações e documentos, trazendo para o usuário o resultado desejado mas dentro dos limites de acesso dados a ele. Ou seja, o usuário só consegue encontrar o que foi definido pelos gestores dos níveis de guarda (permissões).
O dmdocs possui um pré-visualizador de documentos, que gera miniaturas (thumbnails) que são exibidos nas listagens dos documentos em formato de grade facilitando identificar os documentos sem necessitar abrir o mesmo.
Além das miniaturas, o documento pode ser lido na íntegra e dentro do navegador sem a necessidade do uso de softwares específicos nas estações de trabalho. Essa vantagem pode ser utilizada em dispositivos móveis como tablets e smartphones, já que o dmdocs! se adequa ao dispositivo em uso.
Para garantir a segurança e a rastreabilidade das informações, o dmdocs audita 100% da navegação e operações feitas pelos usuários e nos documentos, inclusive demonstrando as diferenças que ocorreram nas alterações de informações, seja para documentos ou mesmo para as parametrizações do sistema. Perfis específicos de auditores e também funcionalidades destinadas aos usuários relatarem uso indevido de suas informações - Auxilio em Processos regulatórios (ISO, Anvisa, ANAC, Joint Comission, etc) e processos legais (LGDP, GDPR, etc).
Permite o compartilhamento de documentos internamente dentro da organização como também para usuários externos. Restrinja os documentos que podem ser compartilhados, saiba quem compartilhou, destinatários que acessaram, que só visualizaram, fizeram download. Defina senhas, marca d´agua, compactação, temporalidade, e diversos outros parâmetros. Deixe de usar serviços de compartilhamentos de nuvem, tenha o da sua empresa de forma segura e auditada com o analytics dos compartilhamentos.
Com a necessidade global de regulação no uso de dados pessoais, insira os documentos e informações no dmdocs e assegure que estejam em conformidade com as normas de privacidade e proteção de dados pessoais vigentes. O dmdocs traz uma série de capacidades que auxiliam a conformidade da sua empresa com a LGPD e GDPR.
O usuário é quem manda no dmdocs definindo qual idioma ele irá trabalhar, qual visão de retorno das pesquisas que ele quer enxergar, qual a quantidade de linhas o retorno das consultas apresentará e vários outros parâmetros de preferencias.
A parametrização mais utilizada consiste em definir qual será a primeira tela apresentada ao iniciar os trabalhos. Entre diversas opções, é possível definir a tela de consulta, pendências, visão dos planos de guarda (diretórios) numa exibição explorer, visão dos tipos de documentos, entre outros.
Entre as várias telas possíveis de serem configuradas ao iniciar o sistema, a tela de Cadeia de Processos permite representar a cadeia de valores da empresa possibilitando a navegação drill-down pelos valores da organização até chegar na informação/documento associado ao caminho percorrido.
O dmdocs permite a utilização da impressora virtual para carregar arquivos diretamente na plataforma da mesma forma como um documento é impresso. Esta funcionalidade permite que usuários tenham ganhos consideráveis na produtividade do dia-a-dia.
Outros possiblidades de extensão são a integração com o Microsoft Office permitindo publicar documentos no dmdocs diretamente do Word, Excel e PowerPoint
Possui integração com o Microsoft SharePoint permitindo demonstrar conteúdo do dmdocs diretamente nas webparts do Portal Corporativo.
Total governança com o uso do analytics, tanto do ponto de vista do uso pelos usuários internos e externos quanto ao acesso aos documentos.
Cockpit conforme perfil do usuário com sumário e Indicadores documentais
Faz drill down a partir de qualquer um dos blocos apresentados
Acelere o uso indo direto nos últimos documentos acessados, pendencias e informações favoritas
Inteligência preditiva
O acesso ao site do produto pode ser feito de forma integrada e/ou por usuário e senha diretamente cadastrado na aplicação.
No modelo integrado, o produto integra-se nativamente com o Active Directory da Microsoft
Ao mesmo tempo é possível autenticação via usuários cadastrados diretamente na ferramenta.
